音響・防音工事業A社業務マニュアルの整備

数年かけても完成しなかった業務マニュアルが、
約2か月で全体まで仕上がった。

ピアノ室からライブハウス、映画館まで手がける防音工事の会社です。ベテランの頭の中にあった段取りと、28件の社内資料に散らばっていた手順を、1冊の「整理版マニュアル」にまとめました。

事例の概要

BEFORE / AFTER

BEFORE

AFTER

BEFORE（導入前）AFTER（導入後）

BEFORE何度か整備に着手したものの、どれが正しいかを確かめる段階で止まり、ここ数年は完成していなかった。

AFTER営業・施工・社内ルール・技術・商品まで、6章の整理版マニュアルとして完成した。

BEFORE15ページの旧フロー図と、担当者ごとの口頭説明が別々に存在していた。

AFTER問い合わせから訪問調査・提案・見積・クロージング・受注までの各段階に、ゴール・担当・やること・成果物を明記した。

BEFORE旧フロー図には「訪問調査の段階で案件ランクを仮判定」とあったが、実際は問い合わせの時点で確定していた。請求書を出す位置も実態より早く描かれていた。

AFTER食い違いを出典付きの矛盾点リストに集め、確認のうえ実態に合わせて統一した。

BEFORE案件の難易度ランクや値引きの決裁ラインは、口頭とベテランの経験が頼りだった。

AFTERランクごとの定義・具体例・担当者と、金額と粗利率による決裁ルールを文書にした。

BEFOREベテランの電話対応やヒアリングは「見て覚える」しかなかった。

AFTER初回ヒアリングで聞く項目や訪問時の持ち物まで、読めば分かる手順書になった。

BEFORE誰も決めていないことが、決まらないまま運用されていた。

AFTER「要確認」として一覧にし、確認会で1つずつ決められる状態にした。

CHALLENGE

仕事の段取りは、ベテラン営業と社長の頭の中にありました。社内には業務フロー図や営業マニュアル、見積の書式など28件の資料がありましたが、作った時期も書いた人もばらばらで、同じ工程の説明が資料ごとに違っていました。

マニュアル整備には何度も着手していました。それでも、食い違う記述のどちらが正しいかを確かめるところで毎回手が止まり、ここ数年は完成に至っていませんでした。

PROCESS

今ある資料を、そのまま集める
社内で共有されていた28件の資料を、形式をそろえ直さずにそのまま集めました。新しく書き起こしてもらう手間はかけていません。
話を録って、文字にする
営業・施工・見積・経営会議のヒアリングを7回録音し、AIで文字起こし。言い間違いや専門用語の誤変換は辞書で補正しました。
事実を1件ずつ突き合わせる
資料と録音から事実を1件ずつ抜き出し、食い違う記述を出典付きで並べました。案件ランクを決めるタイミングや、請求書を出す順番のずれもここで見つかりました。
確認会で決めて、差分で反映する
要確認事項を一覧にして社長・現場と確認。決まったことだけを差分で反映し、触れていない箇所は残したまま版を重ねました。

RESULT